Política de tratamiento de datos personales de JulIA

Vigente desde el 2 de noviembre de 2026

Seroz S.A.S., que opera bajo la marca Marketing Hotelero, adopta esta política para el tratamiento de los datos personales que recolecta a través de JulIA, su servicio de gestión de ingresos hoteleros con inteligencia artificial disponible en julia.marketinghotelero.com. Esta política complementa la política de privacidad general de Marketing Hotelero; en lo que se refiere a JulIA, prevalece lo aquí dispuesto.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Seroz S.A.S. (Marketing Hotelero)
• NIT: 901.682.978-1
• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
• Dirección: Carrera 77AA # 47-103, barrio Laureles (Hotel Palmas del Estadio), Medellín
• Teléfono: +57 301 428 6007
• Correo electrónico: gerencia@marketinghotelero.co

2. Marco legal y alcance

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a los datos personales de los usuarios de JulIA, de los representantes de los hoteles que solicitan el servicio y de las personas que estos invitan a la plataforma.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, Seroz S.A.S.
• Encargado: quien trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo recolectamos los datos necesarios para prestar el servicio.

5. Datos personales que tratamos

• Datos de identificación y contacto de quien crea la cuenta: nombre, correo electrónico, número de celular y cargo en el hotel.
• Datos de acceso: la contraseña, que se almacena cifrada de forma irreversible y que nadie, incluido Marketing Hotelero, puede consultar; y la fecha y hora en que el Titular otorgó la autorización.
• Datos del hotel y de facturación: nombre comercial, ciudad, razón social, NIT, identificador del hotel en MH y plan contratado.
• Datos de los usuarios que Marketing Hotelero da de alta a solicitud del hotel: correo electrónico y nivel de acceso.
• Información operativa del hotel obtenida de MH (sistema de gestión hotelera y channel manager del hotel), con autorización del hotel: tipos de habitación, planes tarifarios, tarifas, disponibilidad, restricciones y reservas. Al consultar las reservas, JulIA descarta de inmediato los datos personales de los huéspedes y conserva únicamente información de la reserva que no los identifica: fechas, habitación y tarifa, canal de venta, número de personas, condiciones de pago y cancelación, importes y el código de la reserva. JulIA no almacena nombres, correos, teléfonos ni documentos de identidad de los huéspedes.
• Datos de uso del servicio: propuestas de tarifa, decisiones de aprobación o rechazo, cambios aplicados y el usuario que los realizó, así como los mensajes que el usuario escribe a JulIA.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso, que nuestros proveedores registran por razones de seguridad y funcionamiento.

6. Finalidades del tratamiento

1. Crear y administrar la cuenta, autenticar al usuario y verificar su vínculo con el hotel.
2. Conectar JulIA con MH para analizar la demanda, generar propuestas de tarifa y, cuando el hotel las apruebe o haya activado reglas automáticas dentro de su plan, aplicarlas en MH.
3. Enviar comunicaciones propias del servicio, como la confirmación del correo, los enlaces de acceso y los avisos sobre la cuenta y el hotel.
4. Facturar el plan contratado, atender solicitudes de soporte y cumplir obligaciones legales.
5. Mantener la seguridad del servicio y prevenir accesos no autorizados o fraudes.
6. Mejorar JulIA mediante análisis de información agregada que no permite identificar a ninguna persona.

Marketing Hotelero no vende ni cede los datos personales, y no los utiliza para publicidad de terceros.

7. Autorización

Quien crea la cuenta del hotel otorga la autorización de forma previa, expresa e informada al registrarse en JulIA, mediante la aceptación de esta política; Marketing Hotelero conserva prueba de ella, con la fecha y hora en que fue otorgada, y el Titular puede solicitar una copia en cualquier momento. Cuando el hotel solicita dar de alta a otros usuarios, declara contar con la autorización de esas personas para entregar su correo electrónico con las finalidades de esta política, que les queda disponible en esta página.

8. Datos sensibles y de menores de edad

JulIA no solicita datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. El servicio está dirigido a empresas hoteleras y no está destinado a menores de 18 años. Recomendamos no incluir datos personales de huéspedes ni datos sensibles en los mensajes que se escriben a JulIA.

9. Encargados y transmisión internacional

Para prestar el servicio, Marketing Hotelero se apoya en los siguientes proveedores, que actúan como Encargados y tratan los datos únicamente por cuenta del Responsable, conforme a sus condiciones contractuales de protección de datos:

• Supabase: base de datos y autenticación de usuarios. Servidores en Canadá.
• Vercel: alojamiento y ejecución de la aplicación. Canadá y Estados Unidos.
• Resend y Google: envío de correos electrónicos del servicio. Estados Unidos.
• Anthropic: modelo de inteligencia artificial que apoya el análisis y la redacción de JulIA. Recibe información de tarifas y ocupación del hotel y los mensajes del usuario, nunca datos de huéspedes. Estados Unidos.
• Cloudflare: verificación de seguridad (captcha) en los formularios de registro y de acceso, para distinguir personas de programas automatizados. Recibe la dirección IP y datos técnicos del navegador. Estados Unidos.

JulIA se conecta además con MH, el sistema de gestión hotelera que el hotel contrata, para obtener la información operativa y aplicar las tarifas aprobadas, con la autorización del hotel.

Con la aceptación de esta política, el Titular autoriza de manera expresa la transmisión de sus datos a estos Encargados, incluso fuera de Colombia, para las finalidades aquí descritas.

10. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos. El procedimiento está en eliminación de datos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11. Área responsable y canal de atención

La Gerencia de Marketing Hotelero atiende las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales en el correo gerencia@marketinghotelero.co, con el asunto «Datos personales JulIA», y en el teléfono +57 301 428 6007. La solicitud debe indicar el nombre del Titular, el correo asociado a la cuenta, la descripción de lo que solicita y la dirección donde desea recibir la respuesta.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Proceden cuando el Titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un incumplimiento de la ley. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete; si transcurren dos (2) meses sin que presente la información, se entenderá que desistió. El reclamo completo se atiende en un término máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

13. Seguridad de la información

Marketing Hotelero aplica medidas técnicas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas: comunicaciones cifradas, contraseñas cifradas, control de acceso por permisos para que cada usuario consulte solo la información de los hoteles a los que está autorizado, y almacenamiento cifrado de las credenciales de conexión con MH, que solo utiliza el servidor.

14. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y el hotel mantenga el servicio. Posteriormente, se conservan solo durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales, o mientras sea necesario para atender reclamaciones. Cumplidos esos plazos, se eliminan.

15. Cookies

JulIA utiliza únicamente cookies técnicas, necesarias para mantener la sesión iniciada y recordar la apariencia elegida por el usuario. En los formularios de registro y de acceso, la verificación de seguridad de Cloudflare puede usar datos técnicos del navegador con ese único fin. JulIA no utiliza cookies de publicidad ni de analítica de terceros.

16. Modificaciones y vigencia

Esta política rige a partir del 2 de noviembre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y se comunicará a los Titulares por correo electrónico antes de su aplicación. Las bases de datos de JulIA estarán vigentes mientras se preste el servicio.